Um dos maiores problemas no Brasil: a falta de pontualidade e de compromisso!
Como o responsável por um estande pode dormir tranquilo se sempre há problemas que ocorrem na ida dos equipamentos para a feira ou no retorno. Isso ocorre também com promotores que tem materiais a serem transportados para outros estados. A falta de garantias na data de entrega é um grande problema. Outro problema é o seguro para o caso de danos. Enfim....só quem já passou por isso para saber o grau de consequências que se pode ter no caso de algo dar errado.
Os casos ficam piores quando o transporte é interestadual ou internacional. Todos os cuidados são necessários para o transporte, tanto na ida quanto no retorno dos materiais.
O expositor pode contratar os serviços especializados de uma transportadora para levar os equipamentos e materiais ao evento e também retornar os mesmos à sua sede, mas as empresas devem ser extremamente pontuais e profissionais.
Apoio Logístico
É atribuição da promotora ajudar os expositores fornecendo-lhes nomes das transportadoras, relação de hotéis, indicação de meios de transporte, tarifas, etc. Agora, considerando que se está tratando aqui de uma participação de âmbito regional, nacional ou internacional, é pressuposto que os expositores tenham condições, eles mesmos, de cuidar desses aspectos. Porém em muitos dos casos não existe um staff exclusivo para cuidar desses detalhes. Em muitos casos as responsabilidades ficam distribuídas por vários funcionários dentro da empresa, descentralizando assim as informações. Ou ainda, todos os detalhes ficam concentrados num gerente de marketing que já tem em seu dia-a-dia outras responsabilidades e atribuições.
Expositor: destine os detalhes do evento à um staff com conhecimento ou contrate essa operação com uma empresa de sua confiança. Os riscos são grandes e valor em jogo também.
Se o responsável pelo estande também atuar como agente de transportes, ele preparará as etiquetas de carga. Se não, devem ser feitas etiquetas para todas as caixas. (Algumas organizações imprimem suas próprias etiquetas em cores vibrantes com as suas iniciais e as palavras "material de feira - estande n°.... - nome da empresa" impressas em negrito.) Como precaução adicional, imprima grandes etiquetas adesivas com a logomarca da empresa expositora e do evento em questão. Quando fixadas nas caixas junto com a etiqueta de carga, essas logomarcas auxiliam na identificação do material pelo staff do local, pelo prestador de serviços ou transportadora, e elimina qualquer confusão.
Na hora de orçar e definir a transportadora, o importante é não se restringir à apenas uma indicação, mas contar com um elenco de opções para que escolha a que melhor se ajuste às suas necessidades e condições financeiras.
Cobre a promotora de seu evento! Ela deve indicar empresas eficientes!
Recebimento de materiais: outro problema
Normalmente os materiais devem ser recebidos única e exclusivamente pelo expositor. São raras as exceções onde promotoras se responsabilizam pelo recebimento de materiais dos expositores. Normalmente, isso ocorre em eventos de pequeno e de médio porte, de caráter técnico. Neste caso os materiais são guardados em um depósito e somente então, transportados por um prestador de serviços para o estande. O promotor reserva esse depósito para armazenar os caixotes vazios durante os dias de realização da feira. No final do evento um prestador de serviços os traz de volta para o estande, a fim de para empacotar todo o material de retorno. Existem promotoras que fornecem esses prestadores de serviços gratuitamente, e esses ainda levam todo o material para as docas do local do evento, para o carregamento em carros ou caminhões dos expositores.
Mas não se iluda! São exceções que não ocorrem nas grandes feiras com 300, 500 ou 800 expositores. Por isso vale a pena contratar o serviço completo: empacotamento de materiais, carregamento no local do evento, auxilio na produção de vitrines, transporte, etc...
Retorno do material
Se a orientação para a preparação do material para o transporte até o local do evento tiver sido seguida, provavelmente tudo chegou a tempo e a salvo. A maioria do material foi distribuída e instalada, mas ainda pode haver uma quantia considerável que deve ser transportada de volta para o escritório. A medida em que o material for empacotado, faça uma lista do conteúdo de cada caixa, numere cada uma (uma de vinte e quatro, duas de vinte e quatro, etc.) e registre o número total de caixas, cada número de caixa e o seu conteúdo geral. Guarde uma cópia dessa lista e dê uma para o responsável do e/ou quem estiver responsável pelo transporte.
Verifique antecipadamente se há limitações de tamanho e/ou peso para o tipo de serviço de entrega escolhido. Os custos também variam de acordo com o valor declarado da mercadoria.
Lembre-se de que a carga aérea é cara então, não insista nela, a não ser que o material seja necessário imediatamente após o retorno do evento. Existem algumas opções para a entrega de carga aérea:
- Porta-a-porta: Os pacotes são recolhidos no local do evento e entregues no escritório da empresa.
- Porta-a-terminal: Os pacotes são recolhidos na empresa e são disponibilizados no aeroporto da cidade de destino.
- Terminal-a-terminal: Os materiais são levados para o aeroporto da cidade do expositor e necessitam ser recolhidos no terminal na cidade destinada.
Decida qual método utilizar considerando o orçamento, fontes de mão-de-obra e tempo. Tente levar os itens de maior valor consigo, para o seu retorno seguro ao escritório. As caixas levadas em aviões podem ser consideradas como custos de excesso de bagagem. Se o material for insubstituível e essencial, a despesa é justificável.
Todos os transportes de materiais podem ser faturados mas certifique-se: algumas transportadoras exigem um cadastro de tempo mínimo.
Boa sorte!
$audaçõe$
Feiras e Exposições
O que todo expositor deve saber
Por: Anne Sophie Matthey-Henry
